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Désarchivage : Qu’est ce que le certificat de destruction ?

Posté le 29 septembre 2022 dans Actualités

Chaque entreprise produit des informations confidentielles diverses : données financières, livres comptables, documents juridiques, archives fiscales ou dossiers personnels. Comme ils sont nombreux et pas toujours nécessaires, les documents que vous conservez dans vos locaux peuvent vite devenir encombrants. C’est pourquoi TMBO vous propose une solution clé en main sans mobiliser vos équipes, et en faisant un geste pour la planète : la destruction d’archives après leur durée de conservation.

Nos prestations sont adaptées aux entreprises qui souhaitent protéger leurs fichiers confidentiels tout en respectant leurs obligations légales. Nous vous offrons en outre, un certificat de destruction attestant la destruction de vos documents.

Mais, qu’est-ce qu’un certificat de destruction ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.

Qu’est-ce que le désarchivage ?

Le désarchivage consiste à détruire des documents qui ne sont plus nécessaires au sein d’une entreprise. Cela peut inclure des factures, des dossiers financiers et autres. Au fil du temps, certains fichiers archivés prennent de la place inutilement et ne sont plus d’actualité. Il devient alors nécessaire et important de les détruire.

Le désarchivage permet avant tout de libérer de l’espace dans les locaux de votre entreprise. De plus, il permet le recyclage de certains papiers archivés, inscrivant l’entreprise dans une dynamique de responsabilité écologique. En effet, une fois enlevés, ces déchets sont acheminés vers un centre de traitement où ils sont déchiquetés et recyclés en papier neuf. Cela offre à votre entreprise un bon retour sur investissement.

La destruction d’archives permet aux entreprises de faire de réelles économies sur les frais relatifs à la gestion des dossiers. Grâce au désarchivage, plus besoin d’investir une importante somme dans l’achat des boîtes d’archivage.

Un processus tout à fait transparent, car toute entreprise ayant recours aux services de TMBO se voit remettre un certificat de destruction attestant que les papiers ont bien été détruits sur un site certifié.

Certificat de destruction : de quoi s’agit-il ?

Au-delà de l’aspect pratique, un certificat de destruction est la preuve que vos informations sont protégées contre les failles de sécurité, mais aussi que votre entreprise est en conformité avec les lois sur la protection des données (RGPD).

En effet, toute entreprise a l’obligation de détruire tous les documents contenant des informations personnelles ou confidentielles afin d’éviter toute reproduction ou reconstitution.

Le certificat de destruction vous permet d’avoir une traçabilité de la destruction de vos documents papiers. Il contient toutes les informations essentielles relatives à la destruction de vos archives, notamment la date de l’intervention, le type de matériel traité, la durée du service, le poids, le nom du producteur du déchet et le nom de l’entreprise chargée de l’opération.

Si la destruction concerne des documents qui ont été mandatés par un huissier de justice, ceux-ci peuvent être annexés au certificat de destruction (liste de suivi des déchets, liste complète indiquant les références, quantités et numéros de série). Cela permet d’apporter une plus grande précision dans la traçabilité des activités de la structure.

Contactez-nous pour la destruction de vos archives et la remise d’un certificat de destruction !

Bien qu’il soit possible pour toute entreprise de détruire des archives en interne, il est conseillé de faire appel à un spécialiste, c’est-à-dire un prestataire externe. TMBO est une entreprise qualifiée dans la destruction d’archives.

Qu’il s’agisse d’un mètre cube de documents encombrant ou d’une salle d’archives remplie de papiers inutiles, nous mettons notre savoir-faire à votre disposition pour assurer la collecte et le traitement réglementaire de vos archives. Nous adaptons nos outils en fonction de vos besoins et de la configuration de vos locaux. Un processus sur-mesure qui ne perturbera pas le bon déroulement de vos activités.

Grâce à la prise en charge entièrement sécurisée, les documents archivés restent confidentiels depuis leur stockage dans nos conteneurs scellés jusqu’à leur destruction. Les opérations de destruction sont effectuées par des camions munis de broyeurs industriels.

D’ailleurs, nous vous fournissons ensuite un certificat attestant la destruction de vos affaires. Notre méthode de travail est simple, rapide et économique.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou pour un devis gratuit.