Destruction d’archives et RGPD : quelles règles respecter ?
Posté le 13 janvier 2022 dans Actualités
Conformément à la politique d’archivage de votre entreprise, vous avez le droit de libérer vos locaux une fois la période de conservation d’archives dépassée. Cependant, vous devez vous conformer pleinement à la loi française pour effectuer ses opérations.
Avant de procéder au désarchivage, il est important de connaître vos obligations vis-à-vis de la législation.
TMBO, entreprise spécialisée dans la destruction d’archives en Ile-de-France, vous dévoile les règles à respecter.
Quelle est la réglementation RGPD sur la destruction des archives ?
Avant de faire appel à une société de destruction d’archives, il est essentiel de vous assurer que les documents à détruire ont dépassé leur durée de conservation. Le délai légal de conservation des dossiers au sein des entreprises est défini par une loi précise : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement impose aux entreprises, quelle que soit leur taille, une mise en conformité. Celui-ci est défini selon le type de documents concerné. La loi française régissant la destruction des archives couvre tout document contenant des informations confidentielles. L’objectif principal de cette loi est d’empêcher les tentatives de reproduction et de diffusion illégale.
La destruction de documents confidentiels est un moyen pour les entreprises de se protéger contre l’espionnage industriel et contre l’usurpation d’identité. Cela réduit également le risque de poursuites judiciaires pouvant être causées par la divulgation accidentelle d’informations sensibles ou personnelles.
De toute évidence, à l’ère du RGPD, vos documents papier ne peuvent pas être détruits de manière informelle et sans traçabilité. Votre système d’archivage doit répertorier ce que vous êtes sur le point de détruire. Par ailleurs, vous devez enregistrer cette action une fois qu’elle est réalisée et être en mesure de le prouver. Pour cela, vous devez obtenir un certificat de destruction de papier de l’entreprise qui assure ce service. En cas de contrôle par un organisme de tutelle chargé du bon respect du RGPD, vous devez être en mesure de fournir cette preuve.
Qui plus est, le RGPD a renforcé les obligations des entreprises concernant la protection des données. Elle empêche la destruction par ses propres moyens, car le manque de confidentialité et l’absence de certificat de destruction ne sont donc pas conformes à la loi.
En effet, tout au long du processus de destruction des documents, les données confidentielles doivent être protégées et inaccessibles à des tiers. Ce processus doit garantir l’impossibilité de reconstituer les données.
Pourquoi faire appel à une entreprise spécialisée dans la destruction d’archives en Ile-de-France ?
Faire appel à une entreprise spécialisée dans la destruction d’archives vous permet d’éviter les problèmes administratifs et judiciaires tout en développant des politiques d’archivage cohérentes, grâce à une gestion de documents maîtrisée. La procédure de destruction de papier suit des règles précises et il est essentiel de faire appel aux services d’un professionnel, comme TMBO qui garantit la confidentialité de vos fichiers jusqu’à leur destruction.
TMBO, entreprise spécialisée dans la destruction d’archives, vous offre également une prestation écologique. Toutes les archives détruites sont recyclées pour favoriser la rationalisation des documents papier dans un écosystème durable. Qui plus est, nous mettons à votre disposition des camions munis de broyeurs pour mener à bien les opérations de destruction d’archives des entreprises de façon sécurisée.
Avec nos professionnels, vous avez la garantie qu’en leur confiant la destruction de vos archives, le respect de la confidentialité et de la sécurité des données seront respectés à chaque étape de l’opération.
Contactez TMBO pour la destruction d’archives de votre entreprise !
TMBO vous accompagne dans la destruction d’archives de vos documents confidentiels. Notre service de destruction d’archives est sécurisé, fiable, économique et respectueux de l’environnement. Une fois les documents détruits, les restes sont recyclés en produits à base de papier.
En sollicitant nos services, vous aurez la certitude de confier vos archives à des professionnels aguerris. Nous prendrons soin de respecter les différents aspects de confidentialité de vos documents.
N’hésitez pas à nous contacter au 01 48 57 47 44 pour plus d’informations.